À tarde, ela está pulando para diagnosticar mais rapidamente, fazendo menos perguntas de acompanhamento e, em alguns casos, escrevendo prescrições desnecessárias. 

Tal é o poder da fadiga de decisão , de acordo com um relatório no Journal of the American Medical Association. Quando as pessoas têm que tomar uma sequência de decisões complicadas e exigentes, elas lentamente perdem a força de vontade para tomar decisões. É a mesma razão pela qual os juízes tendem a negar a liberdade condicional com mais frequência à medida que o dia passa. Tendo usado grande parte de sua resistência em tomar decisões, eles começam a se inclinar para a opção menos arriscada e padrão.

Mas a fadiga de decisão não acontece apenas em indústrias de alto risco, como medicina e direito. Acontece que há uma versão que é ainda mais comum, tão drenante e cada vez mais difícil de evitar.

Ferramentas no local de trabalho nos forçam a fazer centenas de microdecisões

Esse novo tipo de fadiga de decisão vem de todas as ferramentas que usamos (como e-mail, aplicativos de bate-papo, smartphones e software corporativo) e do conteúdo que criamos (como arquivos, pastas e documentos). Graças à explosão de dispositivos móveis e software no local de trabalho, recebemos mais alertas e notificações do que nunca. Segundo a Bain & Company, os executivos receberam cerca de 4.000 comunicações por ano nos anos 80. Nos anos 2010, esse número é bem superior a 30.000.

Funcionários de classificação e arquivo não estão imunes. Hoje recebemos cerca de 60 notificações por dia. Nós enviamos e recebemos cerca de 140 e-mails. E isso sem mencionar as centenas de alertas que vêm de aplicativos de bate-papo e software de gerenciamento de projetos. Alguns desses alertas são essenciais para nosso trabalho, mas muitos são triviais – solicitações para concluir tarefas de baixa prioridade, listas de informações irrelevantes e distrações imediatas. Se esses números soarem altos para você, provavelmente é porque você mal percebe quantas vezes isso acontece em um determinado dia de trabalho. Mas toda vez que você recebe um alerta, você toma uma decisão micro: ler ou ignorar, agir ou atrasar, manter o foco ou desviar sua atenção.

“Você não percebe todas as decisões que toma o dia todo”, diz Timo Mertens, gerente de produto da Dropbox. “Qualquer um pode falar com você muito informalmente. Ficou mais difícil tomar as decisões que só você pode fazer ou você tem que fazer. E eu acho que está ficando pior. ” 

O que há de tão ruim em tirar um segundo para checar uma notificação ou e-mail? Primeiro, esses alertas destroem seu estado de fluxo em um instante. De acordo com um estudo da Universidade da Califórnia, Irvine, leva uma média de 23 minutos e 15 segundos para voltar ao trabalho depois de uma distração. Se o seu trabalho requer algum nível de concentração sustentada, alertas como esses demoram horas do seu tempo.

Mas o problema pode se tornar mais profundo e mais insidioso. Suponha que você ouça esse e-mail ou toque de texto enquanto estiver codificando, escrevendo ou projetando. Você resiste ao desejo de verificar a mensagem. Você manteve seu estado de fluxo, mas a um custo alto. Quando sabemos que temos uma notificação não lida, os psicólogos dizem que nosso cérebro libera um hormônio do estresse chamado cortisol, que aumenta nossa frequência cardíaca e aperta nossos músculos. O hormônio permanece até que nós finalmente checamos o alerta, o que significa que constantemente temos que escolher entre ficar focados e estressados, ou nos distrair voluntariamente para nos sentirmos calmos novamente.

É também por isso que ativar recursos “não perturbe” pode ajudar muito. Mesmo que tenhamos eliminado todas as distrações por um período fixo de tempo, sabemos que temos uma avalanche de alertas se acumulando em segundo plano, apenas esperando que voltássemos às notificações. 

Em parte, esse fenômeno vem da evolução humana. Fomos organizados para manter as guias sociais em outras pessoas – para ficar alerta para ameaças, para acompanhar as mudanças na ordem social ao nosso redor. Séculos atrás, entender essas pistas sociais poderia significar a diferença entre segurança e dano (seu novo vizinho é amigo ou inimigo?). Décadas atrás, as atualizações sociais nos deram uma maneira de acompanhar eventuais mudanças em nossos empregos ou comunidades. Hoje? Graças à internet e ao nosso estado constante de conexão, uma nova notificação é mais provável de ser um GIF cat do que um aviso de tornado ou uma emergência familiar. Mas o fato de poder ser urgente significa que você precisa checar todos os 60 pings e 140 e-mails imediatamente.

Conteúdo desorganizado compõe o problema

Depois vem a parte do conteúdo. Suponha que você escolha ler sua última notificação. É um simples pedido de informações sobre orçamento em uma campanha futura. Você sabe que o número está em algum lugar: mas onde exatamente? Está no seu email? Um documento compartilhado? Uma pasta de equipe? Uma mensagem de chat? Um aplicativo corporativo? Alguma nota no seu celular? O processo de encontrar a informação torna-se uma árvore de decisão quando você decide onde procurar, por quanto tempo e em que ordem. 

Você acha que esse tipo de busca teria ficado mais fácil desde 2001, quando um relatório da IDC descobriu que gastamos 2,5 horas por dia pesquisando informações como essa. Mas os estudos mais recentes sugerem que só melhorou um pouco. A McKinsey estimou que ainda estava ocupando 19% do nosso dia em 2012. E em 2017, outro estudo da IDC descobriu essa “regra 80:20” ainda existe quando se trata de encontrar, organizar e preparar dados (ou seja, gastamos 80% do tempo simplesmente obtendo dados em um lugar onde podemos realmente fazer uma análise significativa). O tema comum: a tecnologia não ajudou a resolver esse problema tanto quanto esperávamos. E a avalanche de tecnologia que deveria estar ajudando poderia estar piorando as coisas.

Muitas vezes não respeitamos o poder que toda essa nova tecnologia tem

O volume, a potência e a escalabilidade de nossas ferramentas aumentaram drasticamente, mas, como seres humanos, temos sido mais lentos em apreciar plenamente o impacto deles. Ainda tratamos de solicitações pontuais como se estivéssemos caminhando até alguém em um corredor. Quando precisamos da aprovação ou do feedback de alguém, usamos toda uma frota de ferramentas para conseguir o que precisamos: uma mensagem de bate-papo, e-mail, comentário, texto, formulário de solicitação e muito mais. Pior, nem sempre paramos para considerar que metade deles pode afetar uma dúzia de pessoas adicionais – não apenas a pessoa que estamos tentando alcançar.

E depois há a maneira como pensamos sobre o conteúdo. “A estrutura de arquivos e pastas como um todo fez muito sentido quando documentos e softwares estavam se tornando uma coisa”, diz Andrea Kimball, gerente de produto da Dropbox. “É assim que você organiza documentos em papel. Arquive e empilhe. Isso não está de acordo com a barra agora, agora que mudamos de papel. ”Tentar encurralar e classificar arquivos pode ser mais rápido digitalmente do que fisicamente, mas também é mais fácil criar uma bagunça ainda maior, com milhares de documentos espalhados nossos discos rígidos e entre vários serviços em nuvem.

Isso significa que algumas das ferramentas com as quais você confia todos os dias não apenas não resolvem a fadiga das decisões – elas exacerbam isso. “Quando tudo chega a você e não está sendo destilado de forma alguma, tudo fica isolado em uma ferramenta ou outra e eu tenho que fazer uma triagem de tudo isso”, diz Andrea. “Isso pode ser muito grande. Eu tenho que ser meu próprio muro de defesa. ”As ferramentas que foram feitas para nos salvar substituíram um tipo de busca ineficiente e tomada de decisão por outro.

Imaginando um futuro local de trabalho com menos decisões

É tentador dizer que precisamos rever um pouco essa tecnologia. Se todos pudéssemos escolher um aplicativo para cada trabalho, uma nuvem para todo o nosso conteúdo e um tipo de notificação que vale a pena enviar aos colegas, talvez pudéssemos recuperar a maior parte do nosso tempo (e sanidade). Mas a realidade é que todas essas ferramentas e arquivos não estão indo a lugar nenhum. Não podemos colocar o gênio da tecnologia de volta na garrafa. As pessoas usam todas essas ferramentas por um motivo, mesmo que elas ocorram com muitos efeitos colaterais indesejados.

Em vez disso, e se encontrássemos novas maneiras de fazer com que nossa tecnologia ajudasse a resolver o problema que ela criou? Para nos ajudar a priorizar, para aliviar a nossa crescente carga de fadiga de decisão? 

É esse tipo de solução que Timo passa muito tempo pensando. “Talvez nem todas as notificações que recebi hoje de manhã sejam importantes. Talvez apenas aqueles dois realmente importem agora, e talvez algum tipo de inteligência de máquina esteja me protegendo de forma mais proativa, olhando quem são as pessoas mais importantes neste momento, qual é o conteúdo mais importante no momento, quais são minhas prioridades no geral hoje. Talvez haja uma camada de priorização entre o que o Dropbox poderia fornecer ”.

Nesta visão, em vez de todas essas ferramentas lutarem por sua atenção, elas podem entrar e sair quando você precisar delas ou quando elas forem relevantes. “Podemos usar o aprendizado de máquina para prever o que os usuários podem precisar e mostrar isso no topo”, diz Andrea. Várias dessas soluções ainda estão longe – pelo menos na grande visão expressa por Timo e Andrea. Mas alguns passos podem vir muito mais cedo. 

Aqui, o contexto será enorme. Isso não significa usar apenas uma ferramenta ou aplicativo, mas provavelmente significa reunir essas ferramentas no mesmo espaço. “Criar um espaço onde essa colaboração acontece torna o ato de decidir um pouco mais fácil”, disse Andrea. “Você não tem essa sobrecarga pesada de ‘O que está acontecendo?’ e ‘onde está toda essa informação?’ porque agora tudo tem contexto ”.

Em última análise, para resolver esses problemas, precisamos ficar de olho na fadiga de decisão. Se estamos apenas lançando mais um aplicativo, preparados para nos fazer responder a mais 20 perguntas por dia, precisamos analisar se o benefício vale o custo. Mas, se a tecnologia pode limitar nosso fardo de tomada de decisões assumindo alguma prioridade, talvez – pela primeira vez – a tecnologia alcance seu potencial e o resto de nós possa finalmente voltar ao trabalho.