Muitas vezes esse é o cenário: precisamos de um arquivo específico e, após e-mails, chamadas telefônicas e tentativas por aplicativos de mensagens, nos perdemos em meio a tantas informações, e ainda, não temos certeza se o que recebemos está correto. Cria-se um fluxo de trabalho propenso a erros por ser confuso. E consequentemente demorado.

Simplificação do processo de coleta de arquivos

Para resolver essa questão, o Dropbox oferece a função “solicitações de arquivos”. Ferramenta que permite que os usuários coletem arquivos de várias pessoas mesmo que estas não possuam conta no Dropbox.

E como funciona esta ferramenta?

É criado uma solicitação escolhendo uma pasta de destino e gerando um link personalizado para os remetentes, que podem carregar os arquivos diretamente através do link. Os arquivos recebidos são automaticamente organizados na pasta criada para este fim, simplificando o gerenciamento. 

Alguns dos benefícios são a criptografia e outras medidas de segurança para a proteção do que está sendo enviado, sendo que os remetentes podem apenas carregar arquivos, sem acessar o conteúdo da pasta. Esse processo de automatização de recebimento de arquivos elimina a necessidade de gerenciar e-mails e anexos manualmente.

E como podemos usar?

Na educação, por exemplo, professores solicitam trabalhos e projetos aos alunos sem gerenciar e-mails individuais. Imagine o quanto de facilidade ganharia num processo de coleta de todos os trabalhos dos alunos de um semestre inteiro?

Contratos e formulários de clientes podem ser coletados de forma eficiente. Um advogado solicita documentos de vários clientes para um caso específico recebendo em pasta dedicada.

Inscrições e materiais dos participantes que precisam ser recebidos até a data específica da realização de um evento. Uma produtora de vídeo, por exemplo, pode solicitar aos clientes para enviarem vídeos em produção ou materiais relacionados a um projeto diretamente para uma pasta Dropbox, desenvolvendo muito mais agilidade no processo de edição. 

Equipes podem coletar arquivos de colaboradores externos à empresa de maneira muito mais organizada, com nível de excelência de controle sobre prazos, acessos e visualizações.

Links que permitem o acesso para edição ou apenas visualização. Links com senhas e data de validade controlando quem pode acessar o conteúdo e por quanto tempo. Links compartilhados que podem ser desabilitados o download mantendo somente a visualização.

Dropbox traz esta poderosa solução para coletar, organizar e gerenciar arquivos de forma segura e rápida. Dropbox “Solicitações de Arquivos” facilita a colaboração e comunicação nas mais diversas situações profissionais e acadêmicas. Ou no simples dia a dia da nossa rotina de inúmeros envios de informação. 

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