O Dropbox é muito mais do que uma maneira livre de problemas para compartilhar arquivos com colegas. Ele pode ser usado para enviar e receber propostas confidenciais, fornecer comentários a colegas ou fornecedores externos, apresentar idéias de uma sessão de brainstorming de equipe e muito mais.
Aqui estão sete maneiras pelas quais os profissionais de marketing podem explorar completamente os recursos de poder da Dropbox.
(1) Receber serviços de freelancers ou agências
Você quer que vários criativos ou agências freelance te lancem para um novo trabalho de design. Você quer que cada um deles carregue seus lançamentos para o Dropbox, mas você não quer lhes dar acesso a uma pasta compartilhada onde eles possam ver os envios de cada um e roubar idéias. Entre em solicitações de arquivo.
Você simplesmente emite uma Solicitação de Arquivo da sua conta Dropbox.com, digitando os endereços de e-mail daqueles de quem deseja receber arquivos. Todas as submissões são enviadas para a mesma pasta para você rever, mas é apenas para seus olhos. Você é notificado toda vez que alguém envia um arquivo, então você não precisa continuar marcando a pasta para novas entradas. Além disso, o remetente nem precisa ter uma conta Dropbox para carregar o arquivo.
(2) Buscar uma nova campanha ou planejar um evento
Quer que a equipe pense em uma nova campanha, mesmo que você não esteja na mesma sala de reuniões? Ou precisa levar todos na mesma página sobre um próximo evento? Crie uma sessão de brainstorming no Dropbox Paper. Todos podem contribuir com suas ideias no mesmo documento, ao mesmo tempo, inserir imagens ou vídeos, adicionar tarefas e prazos e comentar as ideias uns dos outros. E quando você terminar, você pode até clicar em “Presente” para entregar o tom, a ideia da campanha ou o plano de eventos para a equipe, tudo dentro do Dropbox Paper.
(3) Discussão de comentários sem e-mail de tênis
Conseguir um projeto de marketing ao longo da linha geralmente envolve a participação de várias partes interessadas, e isso pode significar um jogo interminável de trocas de emails. Por exemplo, digamos que você está fornecendo feedback para a equipe criativa em seus últimos tratamentos. Todo mundo da OCM para o Gerente de Projeto pode se envolver, para não mencionar os próprios criativos. O Dropbox tem vários recursos que reduzem o tempo gasto na coleta e resposta a todos esses comentários.
O arquivo comentários mantém suas conversas em torno de um determinado arquivo de design ou documento organizado em um só lugar. Use-o para fornecer ou reunir comentários de uma ou várias pessoas, em apenas um passo, diretamente do seu navegador. Você pode até marcar outros para responder ou completar uma tarefa relacionada ao arquivo. Além disso, o Dropbox exibe dúzias de tipos de arquivos on-line, portanto, se os criativos estiverem trabalhando em um documento do Photoshop, mas você não possui o software certo para visualizá-lo, faça uma visualização no Dropbox através do navegador da Web, destaque as seções e use comentários para fornecer comentários diretamente ao designer.
Se você não tem certeza se a pessoa certa viu o arquivo e forneceu seus comentários, veja as Informações do Visualizador – uma ferramenta do Dropbox Business atualmente em Beta.
Se você estiver trabalhando em conteúdo de blog, conceitos de projeto ou planejando algo que precise de colaboração criativa no compartilhamento de vários documentos ou conceitos, o Dropbox Paper fornece espaço de trabalho flexível para que a equipe colabore.
(4)Liberar espaço na sua caixa de entrada e no seu computador
Em um nível básico, os arquivos grandes já não precisam ser um fardo para sua caixa de entrada. Os profissionais de marketing compartilham regularmente arquivos de design, longas plataformas PowerPoint e até grandes planilhas e muitos estão acostumados a ver a temida mensagem “sua caixa de entrada está cheia”. Ao usar um link compartilhado em vez de anexar um arquivo, o destinatário pode visualizar ou baixar seu arquivo, mesmo que eles não tenham uma conta Dropbox e você pode economizar a partir dessa caixa de correio aumentada.
Além disso, um dos recursos das contas do Dropbox Business é o Smart Sync, uma benção para os profissionais de marketing que acham que o PC ou o laptop estão ficando sem espaço em disco. Ao contrário do Dropbox Basic, o Smart Sync não faz o download automático de cópias locais de todos os arquivos em seu Dropbox. Em vez disso, os arquivos só são baixados sob demanda, conforme e quando você precisar deles. Você ainda pode visualizar todos os arquivos através do Windows Explorer ou Mac Finder, e com um simples clique, eles são sincronizados com sua máquina quando você precisa ver ou trabalhar com eles.
(5) Proteger material de marketing sensível
Precisa compartilhar algo confidencial – um resumo de design para um novo cliente, ou um arquivo de dados de clientes, por exemplo? Com o Dropbox Business, você pode limitar o acesso a um arquivo compartilhado ou adicionar uma senha para uma camada extra de segurança. E se você não quiser que alguém tenha acesso permanente, o Dropbox Business permite que você defina uma data de validade em links compartilhados.
(6) Reverter para um design anterior
Sua equipe criativa tem ajustado um anúncio impresso, mas você decide que deseja voltar para a versão original criada algumas semanas antes? Mesmo se o designer não conseguiu salvar o original, o Dropbox te manteve protegido. O Dropbox mantém um histórico de versões dos seus arquivos por 30 dias, ou mesmo mais se você usar o Dropbox Business, o que significa que você pode reverter o relógio até encontrar a versão que você precisa. Para fazer isso, encontre o arquivo em questão no dropbox.com, clique nos três pontos próximos à sua lista, escolha histórico de versões e você poderá escolher de qualquer versão salva do arquivo. Você também pode recuperar arquivos excluídos das pastas.
(7) Mantenha tudo e todos em sincronia
Finalmente, mantenha todos os que trabalham dentro ou dependem da equipe de marketing na mesma página. Compartilhe uma pasta Dropbox com outras pessoas para que você possa colaborar nos mesmos arquivos e pastas. Todas as alterações feitas nos conteúdos de uma pasta compartilhada são sincronizadas com outros membros quase que instantaneamente. O crachá do Dropbox alerta você enquanto as pessoas abrem, editam e atualizam arquivos compartilhados do Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, de modo que você está sempre na versão mais recente e elimina a dor de criar versões conflitantes do seu trabalho.
Ao centralizar os relatórios de marketing, criativos e colaterais, você está criando “uma verdade”. Não há mal-entendidos causados por um gerente de marketing referindo acidentalmente a uma versão desatualizada de um relatório de campanha; a equipe de design não pode afirmar que perdeu os últimos comentários sobre sua criatividade publicitária; e o gerente de marketing de conteúdo sempre sabe onde acessar as diretrizes de marca atualizadas.
Isso vai além das partes interessadas internas na equipe de marketing. Use o Dropbox para se certificar de que sua equipe de vendas tenha acesso às últimas apresentações, folhetos e vídeos em qualquer dispositivo quando estiverem na estrada e dar acesso financeiro rápido à versão mais atualizada do seu orçamento de marketing.
