Você é o tipo de pessoa que anseia por focar? Talvez você faça o seu melhor trabalho quando puder evitar reuniões, pegar alguns fones de ouvido e ignorar todos os seus e-mails. Ou talvez você seja mais um organizador. Você adora calendários e sabe exatamente como colocar nove pessoas na mesma sala ao mesmo tempo – mesmo que alguns de seus colegas de trabalho ofendam sua atenção aos detalhes.
Tendências como essas podem dificultar a navegação no local de trabalho. Você tem sua maneira preferida de trabalhar, seus colegas têm a deles e, às vezes, os dois simplesmente não combinam. O que é pior, não existe uma solução única para todos. Você pode encontrar um ótimo compromisso estilístico com um colega de trabalho, apenas para descobrir que ele não funciona de forma alguma no próximo.
Olhe um pouco mais de perto, no entanto, e o caos fica um pouco mais claro. Entramos em contato com uma dúzia de funcionários do Dropbox em várias funções e, em seguida, fizemos seis entrevistas detalhadas de acompanhamento. Começou a surgir um padrão: entre as dezenas de funcionários, cada um tendia a se encaixar – pelo menos de maneira vaga – em uma das três categorias principais: conteúdo, coordenação e comunicação. O simples fato de saber em qual categoria um colega está pode dar um grande avanço para encontrar o caminho certo a seguir – mesmo se você trabalhar de maneiras completamente diferentes.
Estilo 1: criadores de conteúdo
Objetivo principal : Encontrar o foco
Papéis típicos : escritores, designers, engenheiros
Maior ponto problemático: interrupções
Ferramentas comuns : Dropbox Paper, Adobe Suite, Sublime Text
Content Creators tendem a valorizar o foco acima de tudo. Eles fazem o seu melhor trabalho quando têm pelo menos uma ou duas horas sem interrupções. Você encontrará muitos Criadores de conteúdo entre escritores, designers e programadores, embora haja exceções em todas as equipes.
Como gerente de conteúdo para experiência do cliente (CX) no Dropbox, Ryan McFadden conta a si e a sua equipe entre as fileiras dos criadores de conteúdo. “Para o CX, a criação de conteúdo é o nosso mundo”, diz ele. A equipe do CX escreve artigos e produz GIFs e vídeos para a central de ajuda do Dropbox. O trabalho deles é antecipar praticamente todos os casos de uso possíveis do Dropbox e produzir conteúdo que ajude os usuários a entender como tudo funciona. “Estamos fazendo edições todos os dias. Temos muito conteúdo: cerca de 600 artigos, e isso é apenas em inglês, apenas na Central de Ajuda. ”
Conseguir que cada artigo seja o mais correto (é o mais conciso possível? Todas as palavras correspondem exatamente ao produto?) É um esforço de grupo, com várias rodadas de revisões e longas sequências de comentários. “Comentar é extremamente importante – precisamos que gerentes de produto, gerentes de marketing, agentes de suporte entrem e digam: ‘Isso é certo, isso é errado, os usuários não entenderão isso com base nos tickets que eu já vi’ e, portanto, por diante.”
a equipe de Ryan precisa da habilidade para deixar um feedback precisamente no ponto certo na página ou no lugar certo em cada frase. Isso pode significar sinalizar a pontuação em uma lista com marcadores, destacar um problema com uma animação GIF ou reescrever uma explicação de uma maneira que faça sentido para mais usuários.
É uma história semelhante para Tiffani Jones Brown, diretora editorial de marcas e UX da Dropbox. Como criativa principal entre um conjunto diversificado de escritores, Tiffani passa muito tempo pensando profundamente em planejamento estratégico, contratação de filosofia e fornecimento de feedback. Também é seu trabalho garantir que a cópia de sua equipe em um anúncio de TV e uma mensagem de ajuda no produto pareçam algo que o Dropbox diria. E para isso, Tiffani precisa de tempo para pensar.
“Para escrever algo bem, tenho que entender. Se eu estou pulando entre bate-papos, conversas e e-mails, é mais difícil para mim. ”Tiffani diz que descobriu que muitos de seus colegas gerentes gostam de“ descobrir juntos ”, mas ela é muito mais em casa“ se aprofundando primeiro. “
Para ser justo, Ryan e Tiffani podem entrar no modo de coordenação quando necessário. Ryan diz que muitas vezes trabalha com gerentes de produto em grandes lançamentos. “Somos criativos, mas aprecio como as pessoas em outras funções mantêm nossos pés no fogo.” E isso sem mencionar toda a coordenação necessária para alterar o conteúdo do CX quando um produto é atualizado ou aprimorado. “Se estamos vendo uma mudança repentina de recursos, ou se o marketing precisa de uma correção de última hora, ou se estamos vendo um grande aumento no volume de tickets, talvez seja necessário editar algo muito rapidamente”.
Para Tiffani, a comunicação se aproxima. Depois que ela é capaz de pensar em uma revisão de guia de estilo ou em voz e tom atualizados, é hora de comunicar essas informações a dezenas de escritores em diferentes funções – um processo que também pode envolver muito debate e refinamento. Não basta Tiffani pensar bem e criar algo do zero. Ela também precisa de adesão.
Como trabalhar com criadores de conteúdo
Em cada caso, Ryan e Tiffani simplesmente precisam que outras pessoas respeitem seu processo e seu tempo para se concentrar. Se parece que eles estão ignorando colegas de equipe, geralmente é apenas temporário. Eles provavelmente estão lutando com um lote de cópias particularmente espinhoso ou relendo um script de vídeo pela sétima vez para garantir que o tom esteja correto. Eles estarão prontos para colaborar em breve: eles só precisam entender seu pensamento primeiro. E, assim que o fizerem, estarão entre os colaboradores mais focados e nítidos do escritório.
Estilo 2: Comunicadores
Objetivo principal : solução de problemas em tempo real Funções
típicas : comunicação, segurança, recrutamento, vendas
Maior ponto problemático : contatos que não respondem, acesso a informações importantes
Ferramentas preferidas : Zoom, folga, e-mail Os
comunicadores gostam de pensar em alto e bom som. Eles estão em casa agendando uma videoconferência com o Zoom ou obtendo informações rápidas dos colegas sobre o Slack. Eles começam a se sentir inquietos quando as pessoas levam vários dias para voltar para eles, mas prosperam em reuniões, onde o trabalho pode acontecer em tempo real.
Rachel Hansen é gerente de relações com analistas do Dropbox. Isso significa que ela recebe grandes perguntas em pouco tempo, seja uma consulta de acompanhamento após um grande anúncio de produto ou um feedback após um grande evento do Dropbox. Rachel não pode gastar tempo redigindo uma resposta longa e abrangente a todas as perguntas – algo que seus colegas costumam fazer ao reunir um comunicado à imprensa ou um pacote de vendas. Em vez disso, ela tem que se mover rapidamente. “Às vezes, recebemos perguntas de um analista sobre um esclarecimento de um anúncio ou um relatório que eles querem que verifiquemos em pouco tempo. Geralmente é muito específico quem eu preciso analisar e em que período ”, diz ela.
Isso significa que Rachel costuma enviar mensagens rápidas e de uma linha para colegas de trabalho e parceiros – no entanto, ela pode obter informações precisas mais rapidamente. Por esse motivo, ela também não tem o luxo de usar apenas as ferramentas que prefere. “O padrão é o que for melhor para as pessoas com quem trabalho.” Alguns analistas usam email, outros querem uma ligação. Existem alguns que preferem conversar com base em texto. Mesmo no Dropbox, ela aprendeu que certos colegas de trabalho tendem a usar o bate-papo do Google, enquanto outros usam o Slack – tendências que ela internalizou e memorizou.
Assim como Rachel, David Stafford confia na comunicação para seu trabalho principal. Como líder de vendas e trabalhador remoto, vive no Zoom por quase oito horas todos os dias. Conversar ao vivo com colegas de trabalho é onde ele se sente mais confortável e como ele realiza o máximo de trabalho. Mas, para fazê-lo bem, ele precisa prestar muita atenção.
“A comunicação requer muito foco: é 100% da minha largura de banda”, diz David. Comunicadores como David são bons em estar presentes em todas as interações. Eles prosperam em reuniões e tendem a estar entre as pessoas mais envolvidas na sala. Enquanto alguns de seus colegas podem tentar ignorar outras tarefas enquanto estão sentados em uma apresentação, os Comunicadores tendem a se inclinar e a ter ótimas perguntas no local.
E não são apenas reuniões e videoconferência. O dia central de comunicação de David começa no momento em que ele acorda, com seu email. “A primeira coisa que faço todas as manhãs é acordar e chegar a ‘zero não lido’.” Como ele trabalha em fusos horários, ele sempre se certifica de que não perdeu algo que aconteceu enquanto dormia. E se você enviou um e-mail para ele, é provável que ele reconheça sua mensagem dentro de algumas horas. É assim que os comunicadores rolam.
Como os criadores de conteúdo, os comunicadores ainda precisam viajar para fora de sua zona de conforto de tempos em tempos. Para David e Rachel, isso geralmente envolve rastrear informações ausentes ou mergulhar na criação de conteúdo.
O trabalho que interrompe seu fluxo de reuniões pode ser perturbador para David. “Às vezes, preciso dedicar tempo para a criação de conteúdo, como um próximo vídeo da Hack Week. Não é a minha modalidade habitual. Minha estrutura diária não é propícia a esse tipo de atividade. ”
Enquanto isso, Rachel ainda quer uma maneira mais fácil de encontrar informações importantes. “A pesquisa e o acesso entre diferentes ferramentas são a minha maior reclamação”, diz Rachel. Ela está constantemente procurando por uma resposta, mensagem ou ponto de dados específico, mas muitas vezes ele fica oculto em um dos muitos aplicativos diferentes.
Como trabalhar com comunicadores
Se você estiver trabalhando com um comunicador, às vezes a melhor coisa é simplesmente que eles saibam que você recebeu a mensagem. Ou você ficaria feliz em conversar um pouco mais tarde do que eles gostariam. Uma coisa é parar quando você sabe que não tem uma resposta para um dos e-mails deles. Outra é responder rapidamente – e deixe que eles saibam que você fará o acompanhamento na quinta-feira, quando tiver a chance de dar uma olhada mais de perto. Quando os comunicadores sabem onde estão as coisas – e sabem que seus colegas estão envolvidos -, eles estarão mais dispostos a encontrá-lo no meio.
Estilo 3: Coordenadores
Objetivo principal : manter todos os outros organizados
Maior ponto problemático: manipular consultas de uma dúzia de pessoas ao mesmo tempo
Funções típicas : administradores executivos, gerentes de produto, chefes de equipe
Ferramentas preferidas : JIRA, Trello, calendários
Os coordenadores veem o local de trabalho a 300 metros acima. Enquanto os Criadores de conteúdo brincam com conceitos de código, cópia ou design e os Comunicadores se envolvem em conversas ao vivo, os Coordenadores aprimoram a maneira como todos os sistemas e projetos se interconectam. É mais provável que eles já conheçam as peculiaridades de seus colegas, porque passam muito tempo pensando em como ajudar diversas equipes a se unirem.
Julia Weingardt é uma vice-chefe de gabinete cuja tarefa principal é gerenciar tudo para as reuniões do conselho do Dropbox. É um papel desafiador, com dezenas de decisões que muitas pessoas nunca veem. Ela tem que garantir que não haja surpresas para uma sala cheia de pessoas muito ocupadas. Ela está constantemente atenta ao risco de trabalho duplicado, onde dois apresentadores podem acidentalmente preparar o mesmo tipo de informação.
À medida que a reunião se aproxima, ela fica de olho nas versões dos arquivos: os mesmos documentos, apresentações e relatórios devem chegar na caixa de entrada de todos, ao mesmo tempo, e todo o feedback precisa ser encerrado no mesmo local. “É dar a eles prazos, obter o conteúdo mais atualizado, definir tempo para praticar, garantir que o fluxo corra junto – que não seja desarticulado”.
Para fazer tudo isso, Julia costuma fazer várias listas de tarefas, cada uma especificamente adaptada para uma única pessoa. Dessa forma, não há confusão sobre quem é o dono de qual tarefa ou onde procurar se algo está atrasado. “Vou examinar a lista de todos com eles e perguntar: ‘com o que posso ajudá-lo?’” Ela pode estar oferecendo feedback sobre um roteiro falado, avaliando o design do slide ou garantindo que toda a tecnologia esteja pronta para uma apresentação . Trata-se de garantir que a reunião do conselho ocorra da maneira mais tranquila possível.
Margaret Shen – gerente de produtos do Dropbox – enfrenta um desafio organizacional semelhante. Em um dia típico, ela está ocupada coordenando sete ou oito engenheiros, junto com representantes de uma dúzia de outras equipes da organização. “Todo mundo tem dependências baseadas no trabalho de engenharia”, diz ela. É ela quem precisa manter todos informados.
Isso geralmente significa saber o que compartilhar com cada colaborador – e o que não compartilhar. “Uma única tarefa de nível superior – como criar um fluxo de interface do usuário – pode ter de 30 a 40 tarefas de engenharia específicas envolvidas. Nem toda equipe precisa conhecer esse nível de detalhe. ”Margaret sabe que determinados pontos de referência de engenharia são os mais importantes para determinadas equipes; portanto, ela pode compartilhar um relatório de progresso com a equipe de vendas, mas aguarde o próximo para atualizar o marketing. Isso ajuda a manter todos no caminho certo sem criar sobrecarga de informações.
Como trabalhar com coordenadores
O trabalho do coordenador é manipular uma avalanche de informações – e garantir que o resto de nós não tenha que lidar com isso. Por esse motivo, a melhor maneira de trabalhar com coordenadores é simplesmente confiar neles. Normalmente, há uma razão pela qual Julia dá aos membros da equipe uma tarefa, enquanto delega um segundo a outra pessoa. Margaret sabe que você está ansioso para receber uma atualização de um novo recurso do Dropbox Business, mas tenha certeza de que acompanhará a hora certa para sua equipe.
Quando um coordenador diz que o resultado é incerto, ele não está se esquivando da pergunta: está dando o melhor palpite com base em todas as informações disponíveis. E se você ainda quiser um pouco mais de clareza, acredite que ninguém trabalha mais para obter clareza do que eles.
Juntando tudo
Quase todo o trabalho baseado em conhecimento envolve pelo menos um pouco dos três tipos: o conteúdo principal, a comunicação que o cerca e a coordenação para que tudo aconteça. Por esse motivo, você raramente encontrará alguém que se encaixe perfeitamente em apenas uma categoria. Eles podem ser um comunicador no coração, mas você pode apostar que eles aprenderam um pouco de conteúdo e coordenação ao longo do caminho.
Entender essa combinação – tanto para você quanto para os outros – geralmente é a chave final para desbloquear um relacionamento de trabalho complicado. Se você e um colega puderem começar em uma área em que se sobrepõem, será muito mais rápido em respeitar os locais em que trabalha de maneira diferente.
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