Estamos próximos de mais um final de mês, chefes de departamentos e líderes empresariais correm para assinar contratos, enquanto as equipes de finanças esperam ansiosamente para descobrir se as previsões foram precisas e os livros permanecerão equilibrados.
Porém, a necessidade de agilidade no processo de assinatura não deve ocorrer uma vez por mês quando você chega ao final do mês!
Esteja você no departamento de RH e aguardando a assinatura do contrato de um novo funcionário, perseguindo um fornecedor para assinar um acordo de sigilo para seu próximo lançamento ou aguardando uma contra-assinatura em uma SOW para um novo projeto, todos na sua equipe são responsáveis por manter as coisas em movimento.
E atrasos no processo custam a você, sua equipe e o dinheiro dos negócios.
É um problema universal que deveria ter sido erradicado há muito tempo com o advento da tecnologia digital, mas o rabisco da caneta no papel tem mantido as empresas em busca de resgates há anos. Mas não mais.
As empresas estão recorrendo aos fornecedores de assinatura eletrônica para digitalizar e acelerar o processo; aumentando o tempo de resposta dos documentos em 80% e melhorando as taxas de conclusão em um quarto (26%).
Se você não tiver certeza por onde começar ou como conseguir a troca de assinaturas físicas por digitais, aqui estão os quatro principais benefícios comerciais da integração de assinaturas eletrônicas em seu fluxo de trabalho:
1. Simplifique o gerenciamento de contratos
O processo tradicional de assinatura geralmente exige que os documentos digitais se tornem documentos físicos para o signatário; compartilhado por e-mail, impresso, assinado, digitalizado e depois retornado por e-mail. Quaisquer erros ao longo do caminho e esse processo devem ser repetidos, custando a você e a sua equipe.
A maioria das soluções de assinatura eletrônica são plataformas integradas (ou integram-se a ferramentas e sistemas existentes) que rastreiam os fluxos de trabalho, fornecem responsabilidade e economizam tempo e trabalho criando modelos repetíveis. Isso significa que você pode rastrear facilmente as alterações nos documentos, visualizando quem os abriu e assinou, onde o processo está sendo retido e defina lembretes automáticos para reduzir o tempo que você e sua equipe gastam no gerenciamento do processo.
2. Encurte os ciclos de vendas
Não há nada mais frustrante do que levar um cliente em potencial para o final do ciclo de vendas, apenas para que ele desapareça e deixe um contrato em branco e não assinado.
Com alguns cliques em um processo de assinatura digital, um cliente pode concluir instantaneamente um contrato. E, se houver mais de uma parte precisando assinar, esse processo poderá ser repetido na linha e todos poderão assinar em segundos. Isso não apenas economiza tempo de administrador, mas reduz drasticamente o ciclo de vendas; um cliente relatou que seu tempo médio de resposta foi reduzido de 48 horas para 11 minutos.
3. Melhorar a conformidade
Os documentos e contratos que passaram pelo processo de assinatura digital são tão juridicamente vinculativos quanto os documentos físicos e se beneficiam das mesmas proteções legais. Porém, o benefício mais significativo do digital é a trilha de auditoria gerada a partir do processo digital do documento, que pode ser útil em caso de disputa.
A tecnologia eSignature fornece total conformidade, mostrando o progresso de cada documento/contrato desde a criação até a assinatura, destacando qualquer dificuldade ao longo do caminho.
Os contratos em papel levam mais tempo para serem assinados e devolvidos, e muitos documentos enviados nunca são assinados. Soluções simples e seguras de assinatura eletrônica podem ajudá-lo a resolver esse problema e melhorar os prazos de entrega dos contratos em 80%, proporcionando uma pista de auditoria totalmente admissível.
4. Remova o risco
As pessoas frequentemente perguntam se as assinaturas eletrônicas são legalmente válidas. A resposta curta é sim; desde que as assinaturas eletrônicas sejam viáveis (alguns documentos judiciais ainda exigem assinaturas físicas), elas são legalmente válidas e, portanto, provavelmente terão o mesmo status legal que as assinaturas usando caneta e papel.
A maioria das soluções, se não todas, vem com recursos avançados de segurança, como criptografia e autenticação de múltiplos fatores, para garantir que os documentos cheguem aonde precisam e somente lá. Isso ajuda a eliminar o risco de seus processos de assinatura contratual, garantindo que apenas as pessoas certas possam acessar, assinar e armazenar documentos com segurança.
Para descobrir como sua empresa pode economizar tempo e dinheiro com a tecnologia eSignature, entre em contato com a equipe do Dropbox e HelloSign para uma consulta gratuita.
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