Como trabalhar melhor juntos mesmo estando separados

O rápido crescimento das mídias eletrônicas de informação e comunicação nas últimas décadas tornou o trabalho distribuído muito mais fácil, rápido e eficiente. Muitas empresas têm respondido à descentralização dos processos de trabalho, introduzindo equipes virtuais que colaboram entre fronteiras geográficas, temporais, culturais e organizacionais. Não mais definidas pelo contexto limitado de diferentes localizações geográficas, as equipes virtuais agora existem em um contexto muito mais amplo de qualquer equipe que usa alguma forma de tecnologia para trabalhar em conjunto. O uso onipresente da tecnologia fez com que as equipes virtuais simplesmente apenas se juntavam.

Jennifer Gibbs é professora de Comunicação na Universidade da Califórnia, Santa Barbara. Nos últimos 20 anos, ela tem estudado colaboração virtual global. Seu foco é em como os colegas de equipe podem colaborar em diferentes tipos de fronteiras, quais desafios de comunicação enfrentam e como eles podem usar a tecnologia para superar esses desafios.

“O estudo do trabalho virtual mudou nas últimas duas décadas, à medida que a tecnologia de comunicação se tornou mais orientada socialmente e interativa”, diz Gibbs.

A pesquisa de Gibbs a partir da década de 1990 coincidiu com o crescimento da rede mundial. O conceito de ter equipes de pessoas que estavam geograficamente distribuídas através do tempo e do espaço estava apenas começando a se formar. Havia suposições de que os membros da equipe virtual estavam desconectados e isolados porque eles estavam atrás da tela do computador e as tecnologias que estavam disponíveis para se comunicar eram praticamente limitadas ao e-mail. Então a pesquisa de Gibbs se concentrou em como ajudar os trabalhadores virtuais a se tornarem mais conectados uns com os outros. Com a adoção generalizada de tecnologias mais interativas, como aplicativos de teleconferência e mensagens na última década, a pesquisa de Gibbs transitou como os colegas de equipe podem colaborar melhor usando essas tecnologias. Na era atual da conectividade constante, a pesquisa busca formas de ajudar os trabalhadores a se desconectarem e se desengajarem para manter o bem-estar.

Agora, com o aumento acelerado do trabalho remoto impulsionado pela pandemia global, muitos foram forçados a trabalhar remotamente, e com isso, vimos o que é diferente e desafiador sobre o trabalho quando mais equipes são virtuais.

Reconhecendo os desafios

Muitas empresas, como a Basecamp, estão remotas desde o primeiro dia. Os desafios que eles têm enfrentado todos esses anos são agora onipresentes.

“À medida que as empresas lutam para se controlar, o que acaba acontecendo é que as empresas começam a tentar simular o escritório remotamente, o que não é realmente a maneira correta de fazer as coisas, embora seja a maneira natural de fazer as coisas”, diz Jason Fried, co-fundador da Basecamp, em um recente Q &A sobre trabalho remoto.

Fried está dizendo que não deveríamos apenas transformar todas as nossas reuniões presenciais em reuniões do Zoom. O uso constante de formas síncronas de comunicação pode ser esmagador. Nos últimos meses, muitas pessoas que têm trabalhado em casa experimentaram ‘Zoom fatigue.’ A falta de pistas não verbais faz com que as reuniões online se sintam mais cansativas do que reuniões presenciais à medida que nossos cérebros tentam se concentrar mais intensamente nas palavras que estão sendo ditas, manter contato visual constante e ler expressões. Não há mais caminhada entre salas de reunião e muitas vezes há pouco tempo de inatividade para relaxar sua mente entre as reuniões.

O aumento do trabalho virtual globalmente também provavelmente agravará a “sede sabe melhor síndrome”, na qual o escritório principal de uma empresa acumula status mais alto do que as localidades subsidiárias. De acordo com Gibbs, é inevitável que equipes que trabalham juntas globalmente experimentem diferenças de status com base na localização. Trabalhar na sede muitas vezes fornece mais espaços para acessar informações, como ter conversas no corredor, facilitando a permanência no circuito. Não por acaso, embora muitas vezes sem querer, isso pode levar a uma distribuição desigual de recursos e alocação de responsabilidades.

E talvez o desafio mais humano seja nossa fome de interação social mais do que nunca.

“Você toma isso como garantido quando está em um escritório e sempre vê pessoas e tem conversas informais com elas”, diz Gibbs. “Essa é a coisa mais difícil com a comunicação online. É mais frequentemente orientado para tarefas e você sabe que está apenas chegando ao ponto e compartilhando informações.”

A pesquisa de Gibbs nas últimas décadas explorou esses desafios e as maneiras pelas quais as equipes virtuais os enfrentaram. Aqui estão algumas dicas baseadas no que ela aprendeu.

Determine quando usar comunicação sincronia vs. assíncrona

Gibbs diz que ambas as formas de comunicação são importantes, mas a maneira como as usamos deve ser diferenciada. Ela recomenda que as próprias equipes descubram qual tipo de comunicação se encaixa melhor com o trabalho que sua equipe faz, a fim de encontrar a maneira mais eficiente de trabalhar e evitar a má comunicação. Em um novo estudo de trabalhadores do conhecimento da The Economist Intelligence Unit encomendado pelo Dropbox, mais da metade dos entrevistados da pesquisa disse que a falha de comunicação aumentou desde o trabalho em casa.

“Usar comunicação assíncrola é útil para a transmissão de informações”, diz Gibbs. “Então, se você tem documentos ou relatórios que você quer compartilhar com as pessoas, você provavelmente não vai recitar tudo em uma reunião cara a cara. Também tira o fardo de tomar notas ao vivo e ter que repetir o que foi dito. E permite que as pessoas leiam tudo no seu próprio tempo. Síncronia é melhor para construir relacionamentos, tomar decisões e tentar estabelecer um significado compartilhado, como determinar qual é a visão e os objetivos.”

Desde o início da pandemia, a equipe de comunicação do Dropbox na Austrália tem trabalhado em encontrar maneiras de trabalhar adequadas para sua equipe. E com o anúncio do Virtual First, onde o trabalho remoto será a experiência primária, sua equipe percebeu a importância de ser intencional sobre os métodos de comunicação porque eles percebem que trabalharão mais em casa no futuro.

“O que fizemos para as equipes ásia-pacífico e japonesa (APJ) é que criamos um documento do tipo regras de engajamento com as melhores práticas de como e quando usar a comunicação síncronina e assíncroca”, diz Le Tran, chefe de comunicações da APJ. “Ele inclui dicasde como nos comunicamos e colaboramos como uma equipe, bem como com outros fora da nossa equipe, para que estejamos respeitando o tempo das pessoas e não impondo nossos próprios horários aos outros.”

O livro de jogadas classifica o bate-papo e a videoconferência como formas síncronsas de trabalho, e e-mail e trabalho no Dropbox Paper como assíncronsos. Para um trabalho síncrocro, sugere o envio de agendas de reunião com antecedência e limitação de reuniões semanais a 25 minutos. Para um trabalho assíncrocro, sugere dar o máximo de contexto possível em documentos e dar instruções claras sobre o que precisa ser revisto ou aprovado.

Faça mais planejamento e pré-trabalho

 Planejamento e pré-trabalho são ainda mais importantes no trabalho remoto, porque as coisas demoram mais online com menos pistas de contexto físico e social”, diz Gibbs. “E se as coisas demorarem mais, então isso aumenta a probabilidade de fadiga do Zoom.”

Um melhor planejamento e fornecimento de informações às pessoas com antecedência ajuda a estruturar as opções para que o tempo de reunião virtual seja otimizado para discussão e tomada de decisão. Também pode ajudar a melhorar a dinâmica social. Por exemplo, colocar pessoas em salas de fuga no Zoom leva mais tempo e requer mais premeditação, mas como resultado, as pessoas têm mais interação pessoal. Para eventos mais longos, como conferências ou treinamentos, é importante planejar a estrutura com mais detalhes do que um evento ao vivo, como ter sessões mais curtas, planos de backup e tempo extra alocado no caso de as coisas acontecerem.

Nivelar o campo de jogo com equipes em locais subsidiários

Um estudo publicado no MIT Sloan Management Review mostra que garantir que os funcionários em locais distribuídos globalmente tenham igualdade de condições pode levar a um aumento do desempenho e crescimento da empresa, maior contribuição de locais subsidiários e trocas laterais mais ricas.

Para ajudar a nivelar o campo de jogo, Gibbs recomenda alternar horários de reunião para que, por exemplo, tanto escritórios europeus quanto asiáticos sejam priorizados, estabelecendo padrões comuns de comunicação, tendo tempo para aprender e entender as diferenças culturais. Também é importante ter tempo para conversar com colegas remotos como faria com um colega no escritório.

Seja mais intencional sobre a interação social

“Os humanos são animais sociais”, diz Gibbs. “Também derivamos benefícios — na forma de capital social — de nossas relações com outras pessoas, incluindo acesso ao conhecimento, oportunidades e apoio social. Temos a oportunidade de aprender mais sobre nossos colegas, vendo seu ambiente doméstico no Zoom, incluindo animais de estimação, crianças e objetos pessoais.”

É preciso mais trabalho, mas podemos criar oportunidades de interação social com colegas remotos, certificando-se de que não apenas falamos sobre trabalho, mas incluímos comunicação social informal em nossos encontros. Uma vez que as pessoas passam pela estranheza inicial, eventos como happy hours virtuais, pausas para café ou noites de jogos podem ajudar a construir relacionamentos.

Gibbs diz: “O mais importante é sempre manter seus colegas e parceiros globais em mente, seja pensando nos objetivos do seu projeto e como realizá-los, ou planejando o próximo evento em equipe”.

Essas interações sociais só se tornarão mais importantes à medida que a força de trabalho se tornar mais remota e as equipes virtuais continuarem a crescer.

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