Os trabalhadores estão mais distraídos do que nunca, e as empresas não estão fazendo muito para ajudá-los a encontrar foco.
Mesmo antes da pandemia bater, a forma como as pessoas trabalhavam na empresa de software contábil de Toronto FreshBooks estava em fluxo. Jeremy Bailey, designer e Chefe de Experiência da FreshBooks, diz que a empresa é conhecida por uma experiência incrível no escritório — uma em que colaboração e “colisões” com colegas de trabalho são a norma. É o tipo de lugar onde há “uma festa com um bolo todos os dias”, diz Bailey, rindo.
Em resposta ao crescente custo de vida de Toronto — uma história semelhante a outras grandes cidades — muitos funcionários sentiram um desejo crescente de trabalhar em casa. A desvantagem foi que, enquanto os trabalhadores no escritório estavam tendo uma grande experiência, os trabalhadores remotos se encontravam presos nas chamadas do Zoom e, de outra forma, obtendo uma experiência de trabalho comparativamente menos agradável. Bailey diz que isso criou uma espécie de mal-estar, onde os trabalhadores remotos se sentiam como cidadãos de segunda classe comparados com trabalhadores no escritório.
Em seguida, a pandemia bateu, e FreshBooks ficou totalmente remoto em 14 de março. Para surpresa de Bailey e seus colegas de trabalho, as operações da empresa estavam funcionando sem problemas de casa. E, de certa forma, ajudou a equalizar a experiência para os trabalhadores remotos existentes. Bailey e seus colegas também notaram que a produtividade não era intrometida — pelo menos não para engenheiros. A produtividade dos engenheiros da FreshBooks aumentou cerca de 25% a 30%. Os designers, no entanto, estavam lutando para se concentrar em seu trabalho.
“Quando uma equipe de engenharia trabalha muito rápido, isso coloca pressão em uma equipe de design, e não fomos capazes de acompanhar”, diz Bailey. “O trabalho de design é mais colaborativo, por isso levamos um pouco mais de tempo para descobrir como colaborar.”
“Para pessoas criativas que precisam tirar uma ideia de alguém, não é tão simples como antes.” — Jeremy Bailey
“Se você é um engenheiro e está realmente focado no seu trabalho, e não há distração em casa, então você está realmente indo relativamente bem, certo?” Bailey acrescenta. “Para pessoas criativas que precisam tirar uma ideia de alguém, não é tão simples como antes. Portanto, há menos eficiência em algumas áreas e mais eficiência em outras.”
A equipe de design da FreshBooks também começou a usar o Miro, uma ferramenta virtual de whiteboarding. Bailey, um novo artista de mídia bem versado em tecnologias virtuais, rapidamente percebeu que esse processo sozinho não estava cortando para a equipe de design. No escritório, os designers da FreshBooks tinham um espaço de trabalho compartilhado, onde as ideias podiam ser rapidamente produzidas e compartilhadas, e os membros da equipe podiam observar todas as pistas não verbais que os colegas de trabalho poderiam transmitir. Emoções como excitação ou desinteresse — coisas que ajudam uma equipe a navegar em uma ideia — são realmente cruciais. Mas com Miro, tem sido mais difícil para a equipe de design pegar as pistas não verbais, principalmente porque o apresentador não pode ver outros em sua tela enquanto compartilha um esboço.
Como acontece com muitas empresas respondendo à pandemia, a FreshBooks logo percebeu que diferentes abordagens eram necessárias para seus funcionários. A empresa começou a desenvolver diferentes práticas e ferramentas para ajudar as equipes remotas a trabalhar de forma eficaz. Agora, com grandes blocos de tempo e menos distrações no escritório, os engenheiros poderiam alcançar um foco profundo. Famintos de um espaço realmente colaborativo e das “colisões” do refrigerador de água onde as pessoas podiam flutuar ideias em um jogo de zero estacas, os designers ficaram para trás.
“Inicialmente, foi um pouco difícil para a equipe de design”, diz Bailey. “Agora, acho que temos alguns padrões de trabalho juntos, mas foi mais difícil para nós, em grande estilo, começar.”
A experiência da Freshbooks ilustra a experiência dividida entre diferentes equipes com diferentes demandas de foco. Bailey, parte da equipe de resposta COVID-19 da FreshBooks, diz que a empresa está “jogando muitas bolas no ar” em seus esforços para ajudar os funcionários a encontrar foco. Ele diz que as empresas têm um papel a desempenhar na experiência de cada funcionário, independentemente de estarem em seu escritório ou não.
De quem é a responsabilidade de se concentrar?
A abordagem da FreshBooks contrasta com um estudo recente do Dropbox e da The Economist Intelligence Unit (EIU), que descobriu que a maioria das empresas não lida diretamente com os desafios do foco dos funcionários.
“As empresas não estão fazendo o suficiente para construir pro-ativamente uma cultura de foco”, diz nosso relatório. “Apenas 15% dos entrevistados dizem que sua empresa tem aulas, workshops ou mensagens internas promovendo foco ou desencorajando a multitarefa. Apenas 10% dizem que suas empresas defendem o “tempo de foco”.
Nas primeiras semanas de trabalho distribuído, os funcionários da FreshBooks também relataram não ter uma verdadeira configuração de trabalho em casa, apenas soluções temporárias no sofá ou em uma mesa de cozinha. A empresa respondeu com um fundo para ajudar os funcionários a obter mesas, cadeiras e outros itens do escritório. Eles agora oferecem aos funcionários um crédito de trabalho de US$ 50 por mês para ajudar a otimizar espaços de trabalho remoto.
A FreshBooks publicou as melhores práticas para executar reuniões e melhorar a colaboração on-line. Uma estratégia específica soará familiar para muitos trabalhadores do conhecimento: a FreshBooks agora realiza eventos virtuais regulares para replicar digitalmente colisões no escritório.
O estudo da EIU constatou que, embora 75% acreditem que o foco é responsabilidade do indivíduo e não da empresa, muitos dos principais fatores que bloqueiam o foco dos funcionários são de natureza organizacional.
“Encorajamos ativamente nosso pessoal, desde associados até diretores administrativos, para reduzir a fragmentação — faça menos coisas, mas as faça com profundidade.” — Bharat Khandelwal
Assim como Bailey, Bharat Khandelwal, diretor executivo e sócio do Boston Consulting Group (BCG), vê um papel definitivo para as empresas desempenharem quando se trata de foco. Khandelwal reconhece que os indivíduos podem fazer muito para limitar suas distrações, mas ele acredita que o fardo total não pode ser colocado sobre os trabalhadores. E assim a BCG trabalha ativamente para ajudar os funcionários a chegar a esse profundo estado de foco. Na BCG, ele diz: “Falamos ativamente sobre reduzir a fragmentação porque não é apenas focar em uma coisa, é focar nela por um período de tempo para que você possa ir fundo o suficiente para ter um pensamento significativo sobre isso. Encorajamos ativamente nosso pessoal, desde associados até diretores administrativos, para reduzir a fragmentação — fazer menos coisas, mas fazê-las com profundidade.”
Khandelwal diz que check-ins diários e check-outs ajudam o foco dos trabalhadores. O check-in define a tabela para o dia, enquanto o check-out permite que o trabalhador saiba que eles estão definitivamente feitos. A incerteza sobre quando assinar pode afetar o horário de sono e outras rotinas noturnas, e possivelmente causar estragos no trabalho do dia seguinte.
Sarah Elk, consultora de gestão da Bain & Co, diz que uma força de trabalho focada é algo que uma empresa pode promover. Começa com a cultura. Essas empresas com culturas fortes tendem a ter equipes que são mais capazes de transitar para frente e para trás entre o escritório e o trabalho remoto. Assim, enquanto a Bain & Co e seus clientes agora usam ferramentas como Zoom e Miro com mais frequência, eles não viram uma queda séria no foco durante a pandemia.
O estudo da EIU descobriu que quase todos os entrevistados verificam seus e-mails a cada hora, criando distrações contínuas. Para combater isso, as equipes de Bain se concentram em tarefas muito específicas para períodos sustentados de tempo para evitar as distrações de multitarefas e se comunicar em videoconferências curtas em vez de por e-mail.
Mas mesmo algumas empresas que estavam experimentando programas para promover o foco viram um retrocesso durante a pandemia. Dave, um oficial de conformidade de um grande banco dos EUA, disse que seu banco estava experimentando “sem e-mail sextas-feiras” para encorajar os trabalhadores a pular no telefone ou em reuniões presenciais. “Envie por e-mail distorça ou distorça suas relações de trabalho até certo ponto”, diz Dave. “Estar ao telefone é mais social. Mas, como as coisas desmoronaram por causa da pandemia, parece que ‘sem e-mail fridays’ perdeu força.”
Dave acredita que as empresas têm um papel a desempenhar na promoção do foco — um que é muito parecido com o que era pré-pandemia. As empresas devem colar membros da equipe, unir linhas de contato entre as equipes e fazer com que as pessoas “se unam”. Dave diz que as empresas devem ser líderes de torcida mantendo os membros da equipe engajados.
“A pandemia requer mais confiança e tolerância, esticando os limites do que é normal”, diz ele. “Talvez signifique aumentar o papel das ferramentas digitais e manter as pessoas ativas nas mídias sociais internas da empresa.”
Como as empresas podem ajudar as pessoas a se concentrarem melhor
O estudo da EIU encontrou uma série de estratégias que se mostram bem sucedidas em ajudar os trabalhadores a encontrar foco. Fazer pausas é de longe a estratégia mais popular, com 54% dos entrevistados dizendo que fazem pausas para se concentrar. No entanto, simplesmente parar o trabalho por 15 minutos, e ou sentar na mesa ou sair brevemente, pode não ser suficiente.
Rian Doris, diretor de operações da Flow Research Collective, diz que encontrar um foco profundo requer uma pausa completa do trabalho. Isso pode ser algo como uma caminhada ou meditação. Doris também observou que aprender uma nova tarefa permite que uma pessoa recarregue e reinicie seu cérebro para o trabalho. Esses intervalos podem e devem ser feitos durante toda a jornada de trabalho, mas também durante o lazer.
A esculpir blocos discretos de tempo para tarefas específicas também foi importante para 38% dos entrevistados da EIU. As pessoas eram três vezes mais propensas a relatar estar focadas se reservassem esses blocos de tempo para o trabalho.
Para manter mais paz mental, é bom ficar com as coisas por períodos mais longos de tempo. “Acho que se realmente instruíssemos os funcionários sobre isso e demos a eles as ferramentas e a tecnologia para fazê-lo, encontraríamos uma força de trabalho muito mais engajada e mais feliz”, diz Khandelwal, da BCG.
Doris diz que um grande desafio em encontrar foco agora, com as rotinas de muitas pessoas quebradas pelo trabalho remoto, é a falta de “rituais de transição”. Normalmente, as pessoas acordam, tomam banho, tomam café e depois se deslocam enquanto talvez ouvem as notícias ou um audiobook. Doris diz que esse ritual de transição de casa para o trabalho “chuta as pessoas em marcha cognitiva”, preparando-as para o dia de trabalho. Com esses rituais em grande parte desaparecidos, Doris recomenda implementar estrutura, limites e rituais de transição para ajudar o cérebro a se concentrar. Ele sugere acordar ao mesmo tempo, ter alguma forma de atividade da tarde, e criar um “ritual de desligamento” para mudar para recuperação e sono.
A saúde mental também é uma questão de vital importância. O estudo da EIU constatou que sentir-se desconectado dos colegas foi o principal fator que contribuiu para o desligamento dos funcionários enquanto remoto.
“Como empresa, criamos mais oportunidades para a construção da comunidade.” — Cate Brand
“Essa incerteza com a qual todos estamos lidando leva ao estresse e certamente pode dificultar a concentração nas tarefas em questão”, diz Cate Brand, diretora de aquisição de talentos da empresa de educação General Assembly. “Como empresa, criamos mais oportunidades para a construção da comunidade, incluindo bate-papos de café por vídeo, curiosidades de escritório sobre o Slack, happy hours virtuais e prefeituras de saúde mental nas quais os funcionários podem obter conselhos sobre como navegar nessa nova paisagem.”
Pesquisas internas da FreshBooks revelaram um aumento do estresse mental e da exaustão, uma tendência também confirmada no estudo da EIU, com 43% dos trabalhadores em todas as indústrias se sentindo mais estressados enquanto remotos. Como muitas empresas que se adaptam às realidades da pandemia, a FreshBooks explorou muitas ideias para ajudar os trabalhadores. “Criamos novos feriados para os funcionários na forma de finais de semana longos”, diz Bailey. “E então nós forçamos as pessoas a tirar férias porque as pessoas pararam de tomá-lo, o que também está contribuindo para o burnout.”
Essas estratégias, que visam capacitar os colaboradores, tendem a funcionar melhor do que os mandatos de comando e controle. Por exemplo, o estudo da EIU descobriu que o uso de um firewall na internet para impedir que os funcionários visitassem sites não-funcionais não teve impacto positivo no foco do trabalhador.
Por que estratégias de foco são tão difíceis
Como as diferentes abordagens que discutimos sugerem, o que funciona para algumas empresas não se aplica a todas as empresas. Uma abordagem de tamanho único para encontrar foco simplesmente não existe. E muitas vezes ferramentas digitais podem se tornar a distração.
Bailey, da FreshBooks, diz que uma empresa não pode gerenciar problemas relacionados ao foco de forma ad-hoc. Poderia criar indivíduos e a organização maior para uma luta. Ele acredita que mais esforço deve ir para coisas como definição de metas. “Criamos uma documentação muito mais explícita de nossas metas e áreas de foco com clara responsabilidade e propriedade sobre cada área”, diz ele.
Como a empresa está percebendo, boas estratégias de foco podem levar tempo. A equipe de design de Bailey gradualmente criou novos padrões de trabalho. Um deles envolvia a mudança para charrettes, um tipo de sessões intensas para design ou planejamento. À medida que a equipe se acostumou com Miro, eles começaram a usá-lo para estruturar discussões e oficinas. Nessas sessões do grupo Miro, sua equipe poderia vir com respostas para perguntas e soluções para quaisquer problemas que o grupo tivesse em tempo real.
“Imagine uma conversa como uma nuvem de notas pegajosas”, diz Bailey ao descrever essas sessões. “Essa parece ser a maneira preferida de trabalhar agora. Quando GIFs, imagens, setas e links aparecem, as coisas ficam meta de algumas maneiras maravilhosas que nem sequer existem pessoalmente. Também criamos uma estratégia de design mais oficial e documentação de gerenciamento, incluindo um registro de todas as nossas decisões que mantém todos na mesma página.”
Adam, que trabalha em uma startup de entretenimento tecnológico, diz que experimentou muita microgestão em seu trabalho anterior. Seu chefe o fazia acompanhar suas atividades durante o dia de trabalho para que ele soubesse como Adam estava gastando seu tempo.
“Isso não é apenas prejudicial para a psicologia do trabalhador, mas também ineficiente, porque enquanto estou sentado lá acompanhando meu trabalho, não estou realmente fazendo o trabalho”, diz Adam.
Por que melhorar o foco é uma grande oportunidade
Todo esse foco perdido tem um grande impacto na receita. O relatório da EIU constatou que as distrações podem se traduzir em perda de produtividade totalizando mais de US $ 34.000 por funcionário, e somando US $ 391 bilhões para as empresas dos EUA anualmente. Tudo isso quer dizer que há muita oportunidade em otimizar o tempo de foco. A EIU estima que menos distração entre os setores poderia produzir ganhos de até US$ 1,2 trilhão em “produção de funcionários inexplorada”.
Bailey acredita que os resultados para encontrar foco não são apenas sobre produtividade e ganhos de receita. As empresas também aprenderão algo mais fundamental sobre como as equipes trabalham e interagem. “Estamos para aprender o que é realmente importante para a colaboração e o trabalho em equipe”, diz Bailey. “É uma voz mais alta ou uma pilha maior de notas pegajosas? Espero que não. São ideias que se constroem umas das outras para fazer algo maior do que qualquer indivíduo poderia produzir? Eu acho que sim.
“Ser mais produtivo é ótimo, mas é melhor e ainda mais valioso quando se trata de temas que estão mudando um negócio para o futuro e encantando os clientes.” — Sarah Elk
“Todas as equipes querem saber que seu trabalho é valorizado e que eles são parte de algo maior do que eles mesmos”, diz Bain’s Elk. “Ser mais produtivo é ótimo, mas é melhor e ainda mais valioso quando se trata de temas que estão mudando um negócio para o futuro e encantando os clientes.”
Há uma grande oportunidade no meio da pandemia. As empresas podem começar a experimentar virtualmente com formas de reduzir as desigualdades hierárquicas para ajudar os funcionários gerais e os gerentes médios a otimizar seu tempo.
E, novamente, uma abordagem de tamanho único não funcionará. Para aproveitar essa enorme oportunidade econômica muitas combinações de esforços da empresa e individuais serão necessárias para alcançar um foco profundo.
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