Recriando a osmose de informações em um primeiro mundo remoto

Se você resumisse a vida durante a pandemia em uma palavra, provavelmente não seria educada. Considere esta resposta: adaptação.

Nós nos adaptamos ao trabalho distribuído, ao empilhamento de nossa vida doméstica e profissional, e ajustando nossas expectativas para … basicamente tudo . A adaptação nos permite mudar e nos ajuda a identificar e desenvolver as ferramentas de que precisamos para mudar. Mas o que é igualmente notável são as coisas que esquecemos, deixamos para trás ou simplesmente não descobrimos uma maneira de tornar o COVID amigável. Muitos de nossos locais de trabalho mudaram para on-line, mas uma parte subestimada, mas importante, do trabalho pessoal não aconteceu.

A conversa de fundo do escritório e as conversas mais frias se misturam ao longo do tempo para criar um efeito chamado Comunicação Osmótica, em que aprendemos coisas sem nem mesmo perceber que o fizemos, especialmente quando se trata de pequenos detalhes e marcos na vida de nossos colegas. É uma parte estranhamente fundamental de nos mantermos atualizados com o resto de sua equipe, e ainda temos que descobrir como adaptá-lo ao nosso estilo de vida de trabalho remoto. Veja por que vale a pena.

Aprendizagem de fundo

O termo “Comunicação Osmótica” foi cunhado por Alistair Cockburn, uma das principais figuras por trás do movimento Agile Software, em seu livro de 2004 Crystal Clear: A Human-Powered Methodology for Small Teams . Ele colocou em palavras um fenômeno que todos nós experimentamos em um ponto ou outro: o momento em que você não tem certeza de como aprendeu algo.

De salas de aula a escritórios de conceito aberto, consideramos como certo o quanto de nosso aprendizado e compartilhamento de informações ocorreu em espaços físicos compartilhados. A comunicação osmótica, fiel ao seu nome, sugere que os humanos podem absorver informações passivamente enquanto realizam as tarefas, assim como as plantas absorvem água através do solo.

O que isso parece na prática? Digamos que quatro funcionários estejam juntos em um escritório e dois estejam em desacordo sobre a data de entrega de uma tarefa futura. Um terceiro os corrige fornecendo fontes confiáveis, e o quarto essencialmente absorve tudo isso sem tomar parte diretamente nessa interação.

Todos naquele grupo agora sabem algumas coisas sem ser explicitamente informado em uma reunião: Eles sabem a data exata de entrega do projeto em questão. Eles também sabem qual trabalhador tem mais probabilidade de receber informações como essa daqui para frente. Aplique essa mesma abordagem a tudo o que as pessoas discutem no trabalho e é fácil ver como todos nós podemos nos tornar esponjas de informação não intencionais apenas por compartilharmos espaço com as mesmas pessoas todos os dias.

Esse fenômeno não se limita apenas a escritórios de conceito aberto e cubículos; chegou até a Wall Street. Só depois que muitos operadores trabalharam remotamente é que perceberam o valor de ouvir os colegas no pregão.

De curiosidades sobre esportes e música a atualizações sobre a cultura pop e até mesmo detalhes pessoais, como marcos da vida de seus colegas de trabalho e eventos familiares, uma grande quantidade de informações úteis pode entrar em nossa cabeça sem que sejamos os destinatários pretendidos. E agora, muitas equipes distribuídas se encontram sem substituto para esse funil de informações passivo.

Pesca de informação

O principal benefício da comunicação osmótica é que ela não exige muito esforço. Como o conhecimento flui livre e rapidamente quando as pessoas estão no mesmo espaço, informações cruciais provavelmente chegarão às pessoas que precisam delas em um ponto ou outro. Pense nisso como arrastar uma rede gigante pelo oceano; a maioria das pessoas acabará ficando presa na rede de informações.

Como tantas marcas da vida no escritório, o conceito de colocar todos em uma sala e deixá-los resolver as coisas foi testado durante a pandemia. A generalidade foi substituída pela intencionalidade porque não haverá dois trabalhadores no mesmo dia ou mesmo se comunicando da mesma forma. Uma rede ampla não funcionará mais; estamos muito espalhados.

Muitos de nós assistimos em tempo real enquanto nossas equipes essencialmente aprenderam a andar novamente. Transferimos reuniões e fluxos de trabalho de um meio para uma constelação de ferramentas e programas conectados à Internet. Mas também experimentamos a alegria única de reinventar a roda e encontrar coisas que funcionam ainda melhor (como calças de moletom).

Além disso, os proponentes do aprendizado osmótico frequentemente deixam de explicar o outro lado de estar em um espaço cheio de pessoas que falam: uma grande distração. Está bem estabelecido que os planos de escritório aberto são inimigos da produtividade do trabalhador. Em um estudo para The Economist Intelligence Unit, 34% dos entrevistados listaram as discussões entre colegas de trabalho como sua maior fonte de distração quando trabalhavam em um escritório.

Da mesma forma que certas horas de trabalho são melhores para os padrões de sono de certas pessoas, os benefícios passivos da comunicação osmótica podem ser outro aspecto da cultura do escritório que favorece involuntariamente um grupo (pessoas que não se distraem com o ruído de fundo e não precisam fones de ouvido para funcionar) sobre o outro. 

Como podemos garantir que todos tenham acesso às informações ativas e passivas da maneira que melhor lhes convém? Fazemos tudo o que fizemos ao longo de 2020: Nos adaptamos.

Criação de lugares que você precisa conhecer

A comunicação é o cerne da experiência humana, mas muitas vezes não pensamos sobre o quão importante é até que não possamos fazer isso. Se você já teve dificuldade em obter instruções sobre como chegar a um banheiro em um país estrangeiro, sabe com que rapidez nossas necessidades mais básicas podem não ser atendidas se não conseguirmos nos comunicar.

Se um espaço de escritório compartilhado fosse nossa linguagem comum, qualquer pessoa que trabalhe em uma empresa remota agora está falando em dialetos diferentes. Cada local de trabalho opera de maneira diferente, mas conhecer o (s) método (s) de comunicação preferido de sua equipe é o primeiro passo para saber como se adaptar. O que é igualmente importante é compreender os pontos fortes e fracos dos estilos comuns de comunicação remota.

Por exemplo: e-mails são ótimos para disseminar informações direcionadas a um indivíduo ou grupo, mas eles rapidamente se tornam um pesadelo de CCs e tópicos aninhados se você estiver tentando encontrar uma informação em uma cadeia de e-mail que circula há semanas .

Da mesma forma, muitas equipes adotaram software de videoconferência como um substituto para reuniões pessoais – apenas para aprender rapidamente que seus hábitos estabelecidos de reuniões de equipe de última hora e sessões de brainstorming eram muito mais difíceis de realizar quando todos estão em casa cercados pela família, parceiros , animais de estimação e crianças.

Por outro lado, algumas equipes podem perceber que essencialmente perdem threads inteiros de comunicação porque ninguém conseguiu concordar com um único processo padrão. Se você deixar comentários sobre um projeto diretamente em um documento, mas outro funcionário abordar esses comentários em seu software de gerenciamento de projeto, isso pode levar à frustração na melhor das hipóteses e na perda de tarefas na pior.

A solução é, sem surpresa, a própria comunicação. Uma reunião compartilhada em que uma equipe codifica ou esclarece as formas preferenciais existentes de todos para compartilhar e colaborar pode economizar centenas de horas de conexões perdidas no futuro. Todo mundo tem uma imagem diferente do trabalho remoto em sua cabeça e nunca é uma perda de tempo ter certeza de que todos imaginam a mesma coisa quando vão trabalhar.

Mas produzir uma lista detalhada de programas, documentos e softwares é apenas metade da batalha. Se você resolveu isso, terá um sistema combinado para compartilhar informações ativas. Mas onde as informações passivas prosperam?

Bem, essa é a parte divertida.

Planejando reuniões ineficientes

O trabalho não é apenas uma mistura de reuniões altamente eficientes e intervalos para refrigerador de água. Há um espaço no meio, e é aí que a mágica acontece. Algumas pessoas chamam de workshopping, outras chamam de brainstorming. No fundo, porém, representa apenas um momento em que todos trabalham juntos para resolver o mesmo problema sem um cronograma estrito ou uma agenda focada no laser.

Nesses momentos, muitas vezes aprendemos coisas novas sobre os colegas ou passamos a vê-los sob uma nova luz. E em nossa pressa coletiva de erradicar o que percebemos como reuniões “inúteis” ou “inúteis”, podemos também ter jogado fora o que torna o trabalho especial: aqueles momentos de ineficiência comunitária a serviço de um objetivo maior.

Assim como antes, você pode adaptar o conceito de um espaço comum não guiado aos métodos de comunicação de sua escolha. Chats em grupo? Canais dedicados? Um antigo tópico de email cheio de memes engraçados? Slots de chat de vídeo dedicados para discussões com tendência tangente ou brainstorming livre? O céu é o limite, e todos eles servem para adaptar uma parte importante da vida pessoal do escritório a um ambiente de trabalho distribuído. Quando as pessoas são encorajadas a serem elas mesmas enquanto trabalham juntas, é difícil não aprender algumas coisas do outro lado.

A comunicação osmótica é um subproduto acidental da cultura de trabalho de escritório, mas vale a pena buscar e replicar seus benefícios em um ambiente remoto. Além disso, podemos aprimorá-los garantindo que as necessidades de todos sejam reconhecidas e atendidas à medida que os funcionários encontrem as melhores maneiras de compartilhar informações, ser produtivos e (o mais importante) intencionalmente ineficientes.

As pessoas compartilham informações e pedaços de si mesmas quando se sentem confortáveis ​​e acomodadas. Se todos em sua equipe estão em casa em suas calças de moletom, cercados por suas coisas favoritas, esse ambiente deve ser ainda mais fácil de promover e cultivar. Adaptar do zero uma estrutura de comunicação em várias camadas não é fácil, mas vale a pena o trabalho. À medida que nos preparamos para sair de bloqueios de pandemia, podemos adicionar isso à lista de coisas inesperadas que aprendemos a nós mesmos. E com certeza será útil, porque o trabalho distribuído veio para ficar.

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