Usando ferramentas de colaboração para manter o trabalho avançando

As ferramentas de colaboração em nuvem são uma grande parte de quantas pessoas trabalham todos os dias, mas em uma força de trabalho totalmente distribuída, elas são muito mais críticas.

Sincronização e compartilhamento de arquivos: um benefício de ter todo o seu trabalho na nuvem é que você pode acessar tudo, independentemente de onde estiver trabalhando, em qualquer dispositivo. (Não surpreendentemente, usamos o Dropbox.) Isso é especialmente útil quando você precisa desocupar o escritório inesperadamente. Por uma questão de prática, garantimos que todos os arquivos locais sejam sincronizados antes de sair do escritório e lembramos a todos que o fazem antes de sair para trabalhar em casa.

Documentos na nuvem para colaboração em tempo real: convidar membros da equipe para documentos compartilhados, onde eles podem trabalhar juntos em tempo real, ajuda a manter todos na mesma página. Comentar diretamente no conteúdo fornece aos membros da equipe mais contexto para feedback, reduz a probabilidade de falhas de comunicação e reduz o uso de e-mail e bate-papo desnecessários.

Gerenciamento e coordenação de projetos: usando ferramentas de colaboração on-line, criamos planos de projetos, listas de tarefas, tarefas e cronogramas e acompanhamos o progresso em um único documento. Na ausência de reuniões presenciais ou de poder parar na mesa de um colega, elas se tornam essenciais para se manter organizado e progredir. Também reduzimos o atrito entre ferramentas com espaços de trabalho digitais, onde podemos acessar todos os aplicativos que usamos em um só lugar.

Alinhe-se nos canais de comunicação para comunicação individual e em toda a empresa, para que todos saibam onde encontrar atualizações e ficar sincronizados. Pessoas e equipes diferentes têm preferências diferentes, por isso é importante esclarecer as expectativas.

Videoconferência: ferramentas como o Zoom nos ajudam a facilitar conversas em tempo real para reuniões individuais, em grupo ou em sessões individuais, para ajudar as pessoas a permanecerem conectadas, mesmo quando estão trabalhando em casa.

Incentivar comportamentos que criam confiança

Embora trabalhemos com as mesmas pessoas nas mesmas tarefas, pode levar algum tempo para se sentir confortável com as peculiaridades do trabalho em equipe virtual. Aqui estão algumas das diretrizes que estamos adotando para tentar ter uma viagem tranquila juntos.

Agende check-ins regulares. Estabeleceremos uma cadência de reuniões regulares 1: 1 e ajustaremos a frequência conforme necessário. Podemos achar que precisamos nos encontrar com mais frequência ao trabalhar remotamente do que pessoalmente.

Supercomunicar. Sem conversas no corredor e reuniões de status, é fácil perder novas decisões e atualizações de status. Acreditamos que a maioria das pessoas prefere ser contatada em vários canais do que se sentir fora do circuito. Portanto, planejamos nos comunicar mais do que em circunstâncias normais. Também tentaremos estar mais atentos às partes interessadas que esquecemos de incluir, porque ainda não as vimos por aí.

Mantenha a mente aberta a tempo. Embora esperemos manter os níveis de produtividade, estamos prevendo que o horário de trabalho de alguns funcionários possa mudar sem que o escritório atue para definir o ritmo de um dia útil de 9 a 5. Trabalhar em casa pode afetar os cuidados com as crianças e outras responsabilidades de maneira a mudar o horário de trabalho mais produtivo de alguns funcionários. Incentivamos todos a adotar comportamentos que permitam seu melhor trabalho e a respeitar as necessidades dos colegas ao colaborar em projetos.

Comunicar planos de continuidade de negócios. Estamos fornecendo aos funcionários informações cruciais e ações específicas a serem tomadas em caso de emergência.

Estaremos desenvolvendo mais recursos à medida que nos adaptamos à nova realidade do trabalho distribuído. Em breve, atualizaremos esta postagem com detalhes sobre o que estamos aprendendo ao longo do caminho. Para saber como o Dropbox pode ajudar as equipes a se organizarem, não importa onde elas estejam trabalhando, confira Como o Dropbox pode dar suporte ao trabalho distribuído.

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