Como as organizações corporativas colocaram pensamentos na otimização do fluxo de trabalho

Olhando para a matemática, faz sentido. Quanto mais pessoas e processos você tem em sua organização, mais você pode se beneficiar de uma tarefa aqui ou economizar dinheiro em um fluxo de trabalho lá. Algumas organizações ainda têm pessoal dedicado para otimização do fluxo de trabalho (ou investiram em recursos externos) enquanto outras têm otimizações lentamente integradas em suas operações de negócios cotidianas.

Mas o que acontece quando uma organização precisa implementar otimizações de fluxo de trabalho em larga escala e rápido?

Veja a pandemia COVID-19, por exemplo. A maioria das organizações não tinha regras explícitas e fluxos de trabalho projetados para permitir trabalho remoto. Então, para evitar interrupções de negócios, eles tiveram que juntá-los durante a noite. As organizações compraram às pressas qualquer que seja a gestão de projetos, videoconferência e soluções de software de gerenciamento de documentos que pudessem encontrar. Ou, eles se inscreveram para testes gratuitos, pensando que sua necessidade de trabalhar remotamente era apenas temporária.

Infelizmente, esses tipos de táticas são semelhantes ao tratamento de uma doença potencialmente mortal com aspirina. Uma correção rápida pode aliviar os sintomas por um curto período de tempo, mas em algum momento, a doença real vai levantar e causar sérios problemas.

Para construir fluxos de trabalho de negócios que vão funcionar sem problemas a longo prazo, você deve começar a planejar agora quando se trata de desenvolver soluções escaláveis.

Soluções escaláveis: como fazer planos que possam escalar com o seu negócio

A “correção rápida” para otimização do fluxo de trabalho é sempre tentadora, especialmente em tempos de turbulência. Mas para aqueles que estão dispostos a dar um passo atrás e examinar a paisagem, identificar suas necessidades atuais e futuras e desenvolver soluções tecnológicas que realmente vão escalar; há um enorme lado positivo.

Como cada negócio é único, não há uma estratégia que funcione universalmente, mas existem três características-chave que recomendamos olhar para quando você está escolhendo soluções à prova de futuro e construindo estratégias de longo prazo:

1. Aumento da eficiência

Em primeiro lugar, você precisa de uma solução que vá aumentar a eficiência. Para determinar se a solução proposta pode fazer isso, no entanto, você precisa descobrir onde seus processos atuais estão complicados.

Se a solução tecnológica não pode adicionar eficiência a um processo, você não precisa dele.

2. Custo Reduzido

Obviamente, qualquer solução tecnológica que adicione custo ao objetivo geral do negócio é um não-starter. O equipamento é um exemplo bastante comum de um custo alto que pode não se equilibrar. Por exemplo, um novo rack de servidores no local aumentará sua capacidade de lidar com mais clientes. Mas, se ele adiciona uma tonelada de sobrecarga na forma de equipamento, manutenção contínua e pessoal para executá-lo, isso realmente aumentou sua capacidade de escalar a longo prazo?

Esses custos são os motivos pelos quais muitos líderes de TI estão recorrendo à tecnologia de nuvem para a capacidade de escalar (ou reduzir o tamanho) rapidamente com uma sobrecarga mínima. Há uma enorme diferença de custo acumulada entre substituir seu equipamento cada vez que você precisa escalar versus simplesmente atualizar sua assinatura AWS.

3. Adaptabilidade

Por último, mas não menos importante, você precisa considerar o quão adaptável será sua solução tecnológica proposta. A infraestrutura em nuvem, como mencionado acima, é altamente adaptável porque é responsabilidade de outra pessoa fornecer continuamente tecnologia de ponta.

Outra coisa a se procurar em soluções adaptáveis é sua tecnologia de API: Quão completa é a documentação deles? Que nível de transferência de dados, acesso e integração podem fornecer às suas APIs?

A capacidade de integração e adaptação do software é muito mais valiosa do que sua capacidade de ser personalizado isso porque tudo pode ser personalizado com codificação dura, mas você pode acabar se apoiando em um canto sem a capacidade de escalar uma vez que você adiciona muito código.

Então, o que você acha? Vale a pena olhar para esses critérios-chave na escolha de soluções que possam escalar com o seu negócio? Quando você pensa o tempo todo, dinheiro e moral dos funcionários em jogo se você não fizer isso, nós achamos que vale absolutamente a pena.

Na HelloSign, nos orgulhamos de desenvolver soluções que abordam a raiz dos problemas de fluxo de trabalho, não apenas os problemas na superfície. Construímos nossa linha de produtos do zero para ser flexível, adaptável e, o mais importante, pronto para escalar em um mundo de negócios em constante mudança.

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