Na era dos negócios digitais, em que praticamente todos os movimentos humanos são registrados na web, há muitos motivos para eliminar o papel e poucos para mantê-lo. De início, lembremos que os arquivos digitais são assinados eletronicamente, eliminando despesas notariais e dando mais velocidade aos processos. Parece bom? Mas há muito mais.
Diferentemente do suporte físico, o acesso aos documentos digitais pode ser feito de qualquer lugar, com muito mais velocidade de busca. E isso, em um mundo em que alguns minutos podem fazer a diferença entre fazer ou perder um negócio, não é pouca coisa.
Há ainda que se falar na segurança da informação, já que as plataformas de assinatura eletrônica contam com recursos de proteção bancária (enquanto o acúmulo de papéis facilita extravio/deterioração). Até o custo com aluguel é alterado com a decisão de eliminar o papel (já que empresas digitais precisam de pouco espaço). E esses são apenas alguns exemplos.
Mas, com tantas vantagens, por que algumas empresas estão ainda apegadas?
O papel da transformação digital na eliminação de papéis!
A eliminação do papel é um processo tão necessário quanto natural em uma realidade na qual o tráfego móvel global se aproxima da casa dos zettabytes (previsão de 930 exabytes em 2022, número 113 vezes maior do que em 2012).
Nada inesperado. Assim como a máquina a vapor engoliu o antigo tear manual, em 1760 (1ª Revolução Industrial), o motor à combustão retirou as charretes das ruas um século mais tarde (2ª Revolução Industrial) e a microeletrônica dizimou as máquinas de escrever das mesas dos escritórios, estamos diante de um novo tsunami, que muitos especialistas chamam de “4ª Revolução Industrial”.
Nesse cenário futurista de drones, impressoras 3D e intensa análise de dados, o epicentro da vantagem competitiva sai dos processos produtivos analógicos para um modelo em que a Inteligência Artificial se torna o grande produtor e consultor corporativo.
Estamos falando em softwares poderosos tratando montanhas de dados, diagnosticando com precisão o que o cliente necessita, no momento exato de sua necessidade. Mas como fazer isso se boa parte dos seus processos ainda tramita em outro suporte (o físico, o mesmo usado na época das máquinas de escrever)?
Concorda que há um anacronismo com o mundo em que vivemos? É a essa conclusão que muitos gestores brasileiros estão chegando depois de observarem que nos países desenvolvidos o ritmo da transformação digital é muito mais acelerado.
A questão é simples: uma empresa que perde tempo com motoboys (entregando vias) e registra vendas em relatórios impressos não tem como falar em Big Data, e por uma simples razão: a análise de dados “captura” dados de múltiplas fontes, mas todas elas são digitais.
Por que eliminar o papel nas empresas?
Como dissemos, sobram motivos para abdicar do papel como suporte de gestão do conhecimento. E o primeiro deles é redução de custos.
Redução de custos
Pode não parecer, mas papel custa bem mais caro. O custo do documento físico passa pelo tempo total que os funcionários perdem procurando arquivos extraviados.
Passa também pelo tempo perdido para a finalização de processos que caminham vagarosamente ao sabor de assinaturas à caneta, entrega de vias, autenticações.
Precisamos falar ainda do espaço físico, já que o acúmulo dos papéis nas organizações cria, ano a ano, uma necessidade crescente de aumentar indefinidamente sua base física. Agora coloque tudo isso na ponta do lápis e você se surpreenderá.
Agilidade nos processos
Um estudo feito pelo Gartner mostrou que cada empregado perde, em média, impressionantes 400 horas anuais apenas procurando documentos. O mesmo estudo ainda aponta que entre 2% e 5% dos documentos são perdidos. Quer mais? Uma vez desaparecido, o tempo para recriar um arquivo físico é de, em média, 25 horas. Veja só quanto também em tempo se perde com processos analógicos.
Por outro lado, um documento eletrônico é encontrado em segundos com o auxílio de lupas e até recursos de reconhecimento de voz. Pode ser acessado de casa, do congestionamento e até do aeroporto. Esse modelo ainda favorece o trabalho em conjunto por equipes remotas. Definitivamente, eliminar o papel é imposição de um mundo que precisa de respostas rápidas.
Respeito ao meio ambiente
São necessárias 11 árvores para produzir cada tonelada de papel, sendo que o brasileiro consome, em média, 44 kg anualmente. Mas o sulfite que usamos em nossas impressoras não é produzido só com árvores.
O processo de fabricação de 1 tonelada de papel exige o uso de 540 mil litros de água, além de uma infinidade de produtos químicos. Isso sem falar em todo o combustível gasto no processo de transporte.
Se você analisar que 87% dos consumidores dão preferência a empresas com alguma marca de sustentabilidade ambiental, fica clara aqui mais uma vantagem oculta em eliminar o papel.
Utilize hoje mesmo o Hellosign e obtenha números ilimitados de documentos no processo de assinatura eletrônica
