As empresas corporativas oferecem uma ampla variedade de produtos e serviços, todas com o objetivo comum de tornar a vida de seus clientes, parceiros e funcionários mais fácil e agradável.
Para alcançar esse objetivo, as empresas dedicam-se a fornecer produtos e serviços de alta qualidade com eficiência. No entanto, há uma parte crucial do processo que, muitas vezes, é negligenciada: o tempo e o esforço necessários para enviar, assinar e gerenciar documentos para assinatura.
Isso nos leva a questionar: por que muitas empresas corporativas ainda utilizam métodos antiquados e ineficientes, como caneta e papel, para assinar documentos?
A resposta está na transformação digital em andamento em muitas empresas. Embora estejam em diferentes estágios desse processo, elas ainda não conhecem ou confiam totalmente nas assinaturas eletrônicas. Dúvidas sobre usabilidade, implementação e, claro, segurança das assinaturas eletrônicas podem surgir. No entanto, no fundo, essas empresas sabem que as pessoas preferem realizar seus negócios, e muitos aspectos de suas vidas, online.
A transição da caneta e do papel para as assinaturas eletrônicas é uma mudança simples que pode ter um impacto enorme na satisfação do cliente e nos resultados das empresas. Parece bom demais para ser verdade? Vamos abordar três questões principais: legalidade, segurança e ROI.
1. Legalidade das Assinaturas Eletrônicas com o Dropbox Sign
Sim! As assinaturas eletrônicas são legalmente reconhecidas e aceitas em todo o mundo. Essa é uma excelente notícia, pois significa que as empresas não precisam mais assinar documentos usando caneta e papel, economizando tempo e recursos valiosos.
Com as assinaturas eletrônicas do Dropbox Sign, é possível assinar um documento juridicamente vinculativo de qualquer lugar do mundo, como se estivesse fazendo pessoalmente. O Dropbox Sign adere a todas as principais leis internacionais e federais de assinatura eletrônica, incluindo ESIGN, UETA e eIDAS europeu.
2. Segurança das Assinaturas Eletrônicas com o Dropbox Sign
As assinaturas eletrônicas do Dropbox Sign são ainda mais seguras do que as versões em papel e caneta, graças às medidas de segurança que não podem ser replicadas em documentos físicos.
Primeiramente, todas as comunicações são protegidas por criptografia SSL (Secure Sockets Layer). Além disso, cada documento é armazenado com segurança atrás de firewalls e passa por autenticação sempre que necessário. Cada documento também é criptografado com uma chave exclusiva e uma chave mestra rotativa regularmente.
Além disso, o Dropbox Sign é compatível com ISO 27001, SOC 2 Tipo II, HIPAA, GDPR, eIDAS e muito mais. Adicionalmente, o Dropbox Sign tem um tempo de atividade de 99,99% e é um provedor SkyHigh CloudTrust com a mais alta classificação disponível de “Pronto para Empresas”.
Outra vantagem do Dropbox Sign sobre papel e caneta é a ‘Trilha de Auditoria’. Todo documento assinado é acompanhado por um registro de auditoria aceitável em tribunal, garantindo que todas as ações em um documento eletrônico sejam completamente rastreadas e registradas com data e hora, permitindo que você saiba se algum dia foi modificado ou adulterado sem o seu conhecimento.
3. Valor das Assinaturas Eletrônicas do Dropbox Sign
As assinaturas eletrônicas do Dropbox Sign não apenas tornam o processo de assinatura mais rápido e eficiente, mas também oferecem um retorno substancial sobre o investimento.
Em média, os contratos são assinados 80% mais rapidamente, junto com uma taxa de conclusão 3 vezes maior em comparação com papel e caneta. De acordo com o G2Crowd, os clientes que escolhem o Dropbox Sign atingem um ROI duas vezes mais rápido do que os concorrentes antigos.
De setores como Recursos Humanos e seguros até construção e freelancers, o movimento eSignature está ganhando força em áreas que historicamente dependiam de impressão e papel. A eliminação da necessidade de imprimir, assinar, digitalizar e enviar documentos por e-mail ou correio economiza tempo, dinheiro e recursos, enquanto melhora a experiência do cliente e a satisfação dos funcionários.
O Dropbox Sign é uma solução de assinatura eletrônica que permite enviar, assinar e gerenciar documentos online de forma rápida e segura. Com o Dropbox Sign, você pode:
- Criar e enviar documentos para assinatura com apenas alguns cliques
- Acompanhar o status dos seus documentos enviados em tempo real
- Receber notificações quando os seus documentos forem assinados
- Assinar documentos em qualquer dispositivo, sem precisar instalar nenhum aplicativo
- Armazenar e organizar os seus documentos assinados na sua conta do Dropbox
Para implementar o Dropbox Sign na sua empresa, você pode seguir os seguintes passos:
- Crie uma conta do Dropbox ou faça login na sua conta existente
- Acesse o site do Dropbox Sign e clique em “Começar” ou “Experimente grátis”
- Escolha o plano que melhor se adapta às suas necessidades (Básico, Padrão ou Avançado)
- Convide os membros da sua equipe para se juntarem ao Dropbox Sign e defina as permissões de acesso
- Pronto! Agora você pode começar a enviar e assinar documentos online com o Dropbox Sign
Para armazenar e gerenciar os seus contratos na nuvem com o Dropbox Sign, você pode:
- Enviar os seus contratos para assinatura pelo site do Dropbox Sign ou pelo aplicativo do Dropbox no seu computador ou celular
- Escolher os destinatários, definir a ordem de assinatura e adicionar campos de assinatura personalizados
- Enviar o contrato e aguardar a confirmação de recebimento e assinatura dos destinatários
- Acessar o seu contrato assinado na pasta “Dropbox Sign” dentro da sua conta do Dropbox
- Visualizar, baixar, compartilhar ou arquivar o seu contrato assinado conforme a sua necessidade
O Dropbox Sign é uma ferramenta poderosa e prática para simplificar o processo de assinatura de documentos na sua empresa. Economize tempo, dinheiro e recursos enquanto aprimora a eficiência dos seus fluxos de trabalho. Além disso, ao adotar o Dropbox Sign, você contribui para um ambiente mais sustentável, reduzindo o uso de papel. Experimente o Dropbox Sign hoje mesmo e veja a diferença que essa solução de assinatura eletrônica pode fazer para sua empresa.
